Loonbelasting. Vrije vergoedingen en verstrekkingen; personeelsfeesten, personeelsfestiviteiten, e.d.

Belastingdienst/Centrum voor proces- en productontwikkeling, domein belastingen op arbeid en vermogen

 

Besluit van 27 juni 2003, nr. CPP 2003/1252M

 

De directeur-generaal Belastingdienst heeft namens de staatssecretaris van Financiën het volgende besloten.

Inleiding

Vanuit de praktijk zijn enkele vragen gesteld over de toepassing van de regeling voor vrije vergoedingen en verstrekkingen van personeelsfeesten en ‑reizen (hierna: de regeling), zoals opgenomen in artikel 42 van de Uitvoeringregeling loonbelasting 2001 (hierna: de Uitvoeringsregeling). De op deze vragen gegeven antwoorden zijn hierna opgenomen.

 

De Voorzitter Raad van Bestuur Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen (UWV) heeft mij meegedeeld dat de inhoud van dit besluit ook van toepassing is voor de premieheffing werknemersverzekeringen.

Vraag 1

Voor de toepassing van de regeling is van belang of de voorziening openstaat voor ten minste driekwart van de werknemers die behoren tot een organisatorische of functionele eenheid (hierna: de driekwartseis). Kan de beoordeling hiervan bij onderling verbonden vennootschappen voor het gehele concern plaatsvinden?

Antwoord 1

Nee, de beoordeling of voldaan wordt aan de driekwartseis en of sprake is van een organisatorische of functionele eenheid vindt per inhoudingsplichtige plaats.

Vraag 2

Een bedrijf viert in 2003 het 150-jarig bestaan. Alle werknemers krijgen een korte vakantie naar keuze aangeboden. Ook de partners van de werknemers kunnen aan de reis deelnemen. Zij kunnen kiezen uit 18 bestemmingen en uit drie perioden: voorjaar 2003, najaar 2003 of voorjaar 2004. Is de regeling van toepassing?

Antwoord 2

Nee, de regeling is dan niet van toepassing. Een belangrijk kenmerk van personeelsfeesten en -reizen is dat dergelijke voorzieningen een gezamenlijk karakter hebben 1). In dit geval is feitelijk sprake van meerdere voorzieningen waarbij het gezamenlijke karakter ontbreekt. Het is bovendien niet aannemelijk dat voor elke afzonderlijke voorziening wordt voldaan aan de driekwartseis.

.....

1)   Het hof ’s-Gravenhage kiest in zijn uitspraak van 25 april 2003, nummer BK-01/01858 een andere benadering die naar mijn mening gezien het arrest van de Hoge Raad van 20 december 2002, nr. 37 890 onjuist is.

Vraag 3

De kosten van een personeelsreis bestaan voor een deel uit kosten voor overnachting en maaltijden in een hotel. Kan voor de vaststelling van de kosten die rechtstreeks verband houden met de personeelsreis voor dit deel worden aangesloten bij de desbetreffende regeling voor vrije vergoedingen en verstrekkingen in de Uitvoeringsregeling?

Antwoord 3

Ja, als de kosten van overnachtingen en maaltijden voldoende zijn gespecificeerd, mogen voor de vaststelling van de kosten daarvan de regelingen voor vrije vergoedingen en verstrekkingen in hoofdstuk 4 van de Uitvoeringsregeling overeenkomstig worden toegepast.

 

Deze regelingen kunnen echter niet worden toegepast als de inhoudingsplichtige de reis door een derde liet verzorgen, waarbij die derde de kosten van overnachtingen en maaltijden niet of onvoldoende heeft gespecificeerd. Dan is sprake van een meer omvattende verstrekking aan de werknemers waarvan huisvesting en maaltijden weliswaar deel uitmaken maar waarbij deze niet specifiek bepaalbaar zijn. In een dergelijk geval bestaat de verstrekking door de inhoudingsplichtige niet uit afzonderlijke prestaties, zoals het hotelverblijf en de maaltijden, maar uit een verzorgde reis. Hierop zijn de regels met betrekking tot vrije vergoeding en verstrekking van inwoning en maaltijden niet toepasbaar, zodat van de werkelijke kosten moet worden uitgegaan.

Vraag 4

Het personeel maakt een 4-daagse reis naar Berlijn. Het betreft een reis met een overwegend toeristisch karakter. De reis bevat echter ook enkele zakelijke elementen, dat wil zeggen activiteiten in het kader van een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking.

 

Mag de waarde van de reis voor de toepassing van de regeling steeds worden verminderd met uitgaven voor een puur zakelijk onderdeel?

Antwoord 4

Nee, in veel gevallen is zo’n splitsing naar mijn oordeel niet juist.

 

Wel splitsen
Het splitsen van een voorziening in een zakelijk deel en een niet-zakelijk deel is juist indien de reis ook zonder collectieve personeelsvoorziening, in verband met de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking naar die bestemming had plaatsgevonden en het ook redelijk zou zijn dat die bestemming daarvoor werd uitgekozen. Pas dan ligt het in de rede om tot splitsing over te gaan. De reiskosten kunnen dan worden toegerekend aan het zakelijke deel.

 

Voorbeeld 1
De werknemers van een inkoopafdeling gaan op personeelsreis naar Berlijn. Aansluitend op de personeelsreis bezoeken enkele inkopers van de afdeling in verband met hun werkzaamheden een beurs. Hun reiskosten kunnen als zakelijk worden gezien (net als de verblijfkosten die zien op het beursbezoek).

 

Voorbeeld 2
Een bedrijf met vestigingen in heel Europa organiseert voor de directeuren van de verschillende landen een werkconferentie in Berlijn. Tijdens het verblijf aldaar vindt een cultureel uitstapje plaats. De werkconferentie, inclusief de reis naar Berlijn, kwalificeert als een zakelijke reis en kan op grond daarvan onbelast blijven. Voor het uitstapje dat open staat voor driekwart van de werknemers die behoren tot een organisatorische of functionele eenheid (de directeuren), kan de regeling van artikel 42 van de Uitvoeringsregeling worden toegepast.

 

Niet splitsen
Het splitsen van een voorziening in een zakelijk deel en een niet-zakelijk deel is naar mijn oordeel onjuist in de situatie waarin een zakelijke activiteit plaatsvindt in het kader van een personeelsreis en daaraan ondergeschikt is. Bij de vraag of een activiteit zakelijk is kan het redelijkheidscriterium van belang zijn.

 

Voorbeeld 3
De werknemers van een inkoopafdeling gaan op personeelsreis naar Berlijn. Daarbij bezoeken ze ook een beurs. Normaliter zou deze beurs door geen van de werknemers van het bedrijf worden bezocht. In dit geval is aannemelijk dat het mogelijk zakelijke element van de reis voor alle werknemers ondergeschikt is aan de personeelsreis.

 

Voorbeeld 4
Werknemers van een inkoopafdeling gaan op personeelsreis naar Berlijn. Aansluitend op de personeelsreis houden enkele werknemers een werkoverleg.

De keuze om het werkoverleg aansluitend in Berlijn te houden, hoeft op zichzelf beschouwd niet onredelijk te zijn. Het is evenwel onaannemelijk dat een redelijk handelende werkgever een geheel zelfstandig werkoverleg in Berlijn zou houden. Gelet hierop is sprake van een aan de personeelsreis ondergeschikt nevendoel. De reiskosten kunnen derhalve ook niet gedeeltelijk als zakelijk worden gezien.

 

Situaties tot 2001
Voor situaties tot 2001 kan het arrest van de Hoge Raad, van 27 september 2002, nr. 36958, onder meer gepubliceerd in NTFR 2002/1434, van belang zijn. In dit arrest volgde de Hoge Raad de uitspraak van Hof Amsterdam, van 31 januari 2001, nr. 99/1987, onder meer gepubliceerd in VN 2001/23.26. In het desbetreffende geval was sprake van een personeelsreis, tijdens welke een zakelijke activiteit - dit was niet in geschil - plaatsvond. Het Hof heeft de reiskosten van enkele werknemers afgesplitst omdat die kosten hoe dan ook in verband met hun zakelijke activiteit moesten worden gemaakt. Gelet op dit arrest kan naar mijn oordeel voor situaties tot 2001 een splitsing plaatsvinden indien in het kader van een personeelsreis, rekening houdend met het redelijkheidscriterium sprake is van een of meer zakelijke activiteiten.

 

Het arrest heeft betrekking op de wettelijk regeling voor het jaar 1997, met name artikel 13 van de Wet op de loonbelasting 1964 (hierna: de Wet) en het op dat artikel gebaseerde artikel 16c van de Uitvoeringsregeling loonbelasting 1990. Naar mijn oordeel heeft dit arrest met ingang van 2001 zijn betekenis verloren omdat de regeling voor personeelsfeesten en dergelijke activiteiten een plaats in het wettelijke regime van vrije vergoedingen en verstrekkingen heeft gekregen en geen uitwerking meer is van artikel 13 van de Wet. De regeling sluit hierdoor met ingang van 2001 beter aan bij de oorspronkelijke bedoeling van de wetgever. Blijkens de wetsgeschiedenis, de oorspronkelijke toelichting op artikel 16c van de Uitvoeringsregeling loonbelasting 1990, is de regeling bedoeld om waarderingsproblematiek zo veel mogelijk te vermijden. Hierbij past mijns inziens, dat als de regeling wordt toegepast er alleen in sprekende gevallen, als een zakelijke activiteit in het kader van een personeelsreis niet daaraan ondergeschikt is, tot splitsing in een zakelijk en een niet zakelijk gedeelte wordt overgegaan.

Vraag 5

Aan een personeelsreis wordt ook deelgenomen door de partners van de werknemers. Welke gevolgen heeft dit voor de toepassing van de regeling?

Antwoord 5

Het voordeel dat een werknemer geniet omdat een partner aan een personeelsvoorziening deelneemt wordt bij de werknemer in aanmerking genomen. Voor een voorbeeld hoe het betreffende voordeel moet worden berekend verwijs ik naar het antwoord op vraag 6 van dit besluit. De deelnamemogelijkheid van partners is niet van belang voor de driekwartseis van de regeling. De deelname van partners beïnvloedt evenmin de in de regeling genoemde bedragen van € 340 en € 454 per deelnemende werknemer.

Vraag 6

Op grond van de regeling wordt de waarde van een personeelsreis gesteld op het bedrag van de kosten die rechtstreeks verband houden met de verstrekking. Blijkens de wetsgeschiedenis gaat het hierbij om de relevante kosten van de deelnemende werknemers. De relevante kosten moeten vervolgens worden gedeeld door het aantal werknemers voor wie deelname aan de reis openstaat.

 

Wat moet worden verstaan onder relevante kosten en hoe worden deze berekend?

Antwoord 6

De relevante kosten van een personeelsvoorziening zijn extra kosten welke opkomen als gevolg van een personeelsvoorziening. Onder deze kosten vallen ook de personeelskosten die betrekking hebben op de werknemers die door de werkgever zijn vrijgemaakt om bijvoorbeeld een personeelsfeest te organiseren. Het gaat hierbij niet om kosten die los van de personeelsvoorziening ook gemaakt worden (de zogenoemde overheadkosten) zoals de afschrijving op een personeelsruimte of het salaris van de salarisadministrateur of directeur. Onder de relevante kosten vallen wel de kosten van rechtstreeks van derden betrokken diensten, zoals het optreden van een artiest, het inhuren van een cateringbedrijf, de vliegreis en de hotelkosten. De relevante kosten zijn in twee categorieën onder te verdelen, te weten de kosten welke gemaakt worden onafhankelijk van de feitelijke deelname (bijvoorbeeld de zaalhuur en de huur van een touringcar) en de kosten die oplopen naar gelang de feitelijke deelname (bijvoorbeeld vliegtickets). De kosten die betrekking hebben op externen (anderen dan de werknemer en diens eventueel deelnemende gezinsleden), betreffen geen verstrekking aan de werknemer en dienen derhalve uit de totale kosten te worden geëlimineerd.

 

De relevante kosten per werknemer kunnen als volgt worden vastgesteld. Eerst wordt vastgesteld voor wie de reis openstaat. Deze vaststelling is afhankelijk van de feiten en omstandigheden op het desbetreffende moment en kan van geval tot geval verschillen. Vervolgens worden de van deelname afhankelijke en de van deelname onafhankelijke kosten vastgesteld. De van deelname onafhankelijke kosten (zoals de huur van een touringcar of de zaalhuur) worden gedeeld door het aantal personen waarvoor de reis openstaat. Daarbij wordt het op externe deelnemers betrekking hebbende deel van de van deelname onafhankelijke kosten geëlimineerd. De van deelname afhankelijke kosten (vliegticket, maaltijd) worden per feitelijke deelnemer in aanmerking genomen. Wanneer op deze wijze de relevante kosten per deelnemer zijn berekend kan ten slotte het loon per werknemer berekend worden 1).

.....

1)   Het hof Arnhem kiest in zijn uitspraak van 14 februari 2002, nr. 99/00471 (onder meer gepubliceerd in VN 2002/27.16), een andere benadering die naar mijn oordeel onjuist is.

 

Voorbeeld

 

Gegevens

 

Categorie:

Werknemers

Partners

Externen

................................

..............

.........

..........

Aantal deelnemers waarvoor voorziening openstaat (25):


10


10


5

Personen die feitelijk deelnemen (15):


7


4


4

 

Samenstelling van de kosten

Van deelname onafhankelijke kosten: € 10.000 en van deelname afhankelijke kosten: € 3.000

Uitwerking

 

Stap 1 (te elimineren kosten externen)

 

Deelname onafhankelijke kosten externe deelnemers

(10.000/25)*5 =

€ 2.000

Deelname afhankelijke kosten externe deelnemers

(3.000/15)*4 =

€    800

 

Stap 2 (relevante kosten werknemers)

 

Deelname onafhankelijke kosten per deelnemer

(10.000 - 2.000 = 8.000)/20 =

€  400

Deelname afhankelijke kosten per deelnemer

(3.000 -     800 = 2.200)/11 =

€  200 +

Totale kosten per deelnemer

 

€  600

 

Stap 3 (berekening loonbestanddelen)

 

Kosten per werknemer met partner

600*2 =

€ 1.200

Vrijstelling per werknemer

 

€    340 -

Loon per werknemer

 

€    860

 

Kosten per werknemer zonder partner

600*1 =

€    600

Vrijstelling per werknemer

 

€    340 -

Loon per werknemer

 

€    260

 

Werknemers met partner

860*4 =

€ 3.440

Werknemers zonder partner

260*3 =

€    780 +

Totaal als loon in aanmerking te nemen

 

€ 4.220

Vraag 7

Een inhoudingsplichtige organiseert voor het personeel van een organisatorische eenheid een personeelsuitje. Voor de organisatie van dit uitje maakt de inhoudingsplichtige een werknemer vrij. De werknemer neemt tevens aan dit personeelsuitje deel.

 

Kan de organiserende werknemer bij de berekening van de relevante kosten per werknemer op één lijn worden gesteld met een externe deelnemer?

Antwoord 7

Ja, de organiserende werknemer kan bij de berekening van de relevante kosten per werknemer op één lijn worden gesteld met een externe deelnemer. Hiervoor geldt als voorwaarde dat de werknemer (ook) is vrijgemaakt voor de organisatie van het personeelsuitje gedurende het gehele of nagenoeg gehele verloop daarvan, zodat (ook) de daarmee samenhangende loonkosten behoren tot de relevante kosten van de personeelsvoorziening. Voor de organiserende werknemer vormt het personeelsuitje in dat geval een zakelijke reis.

 

Als de organiserende werknemer niet behoort tot de functionele eenheid, dan is het naar mijn oordeel aannemelijk dat hij (ook) gedurende het verloop van het personeelsuitje is vrijgemaakt voor de organisatie daarvan.

Vraag 8

Een inhoudingsplichtige viert in 2003 zijn 100-jarig jubileum. Dit jubileum wordt gevierd met twee activiteiten. In januari 2003 wordt het jubileumjaar ingeluid met een feest. In december wordt het jubileumjaar afgesloten met een feest. In mei van hetzelfde jaar wordt, zoals gebruikelijk een personeelsuitje georganiseerd voor het voltallige personeel naar een pretpark in Frankrijk. Voor alle activiteiten wordt voldaan aan de driekwartseis.

 

Hoe dient te worden omgegaan met de in de regeling genoemde bedragen van € 340 en € 454, indien de totale kosten per werknemer van receptie in januari € 100, het personeelsreisje in mei € 250 en het feest in december € 100 bedragen?

Antwoord 8

De activiteiten in januari en december hebben beide betrekking op een jubileum van de inhoudingsplichtige. Het personeelsuitje in mei heeft geen betrekking op het jubileum van de inhoudingsplichtige. Op grond van het vierde lid van artikel 42 van de Uitvoeringsregeling zijn vrijgesteld de verstrekkingen per werknemer tot een bedrag van € 340 per kalenderjaar. Ingeval een personeelsvoorziening betrekking heeft op een jubileum van de inhoudingsplichtige wordt dit jaarbedrag verhoogd tot € 454. Deze verhoging kan derhalve ook worden toegepast op het personeelsuitje in mei.

-     De totale kosten per werknemer van de receptie in januari bedragen € 100. Aangezien hier sprake is van een jubileum van de inhoudingsplichtige, kan maximaal € 454 onbelast blijven. Er behoeft geen loon in aanmerking te worden genomen.

-     De totale kosten per werknemer van het personeelsuitje in mei bedragen € 250. Deze personeelsvoorziening heeft geen betrekking op het jubileum van de inhoudingsplichtige. Toch kan ook voor deze voorziening de verhoogde vrijstelling van € 454 worden toegepast. In januari is reeds € 100 onbelast gebleven, er resteert dus een vrijstelling van: € 454 -/- € 100 = € 354. De personeelsreis wordt dus niet voor € 10 belast, maar blijft door de verruimde vrijstelling onbelast.

-     De totale kosten per werknemer van het feest in december bedragen € 100. De vrijstelling van € 454 is nog niet geheel benut. Van de totale vrijstelling resteert nog € 104 (€ 454 -/- € 350). Nu de totale kosten per werknemer onder de genoemde € 104 blijven, blijft ook deze personeelsvoorziening onbelast.

Vraag 9

Een inhoudingsplichtige organiseert in januari het reguliere personeelsuitje voor zijn werknemers. De totale kosten per werknemer bedragen € 400. Hiervan wordt € 400 -/- € 340 = € 60 als loon in aanmerking genomen. De terzake verschuldigde loonheffing wordt in de maandaangifte over januari verwerkt en afgedragen. In mei van hetzelfde jaar besluit de inhoudingsplichtige voor zijn 100-jarig bestaan in november een feestelijke receptie buiten werktijd te geven ten behoeve van het voor haar werkzame personeel. De totale kosten per werknemer bedragen € 50.

 

Kan de inhoudingsplichtige de teveel ingehouden en afgedragen loonheffing terugvragen? Zo ja, op welk moment?

Antwoord 9

Ja, nu achteraf blijkt dat voor het betreffende jaar gebruik kan worden gemaakt van de verhoogde vrijstelling van € 454 per jaar per werknemer, heeft de inhoudingsplichtige over januari te veel loonheffing afgedragen. De inhoudingsplichtige mag dit binnen het kalenderjaar zelf herstellen. Hierbij gelden de volgende voorwaarden:

-     De loonadministratie biedt voldoende waarborgen voor controle.

-     Op de loonstaat of in de loonadministratie moet zowel bij de post waarbij te veel is ingehouden of berekend, als bij de post waarbij de verrekening plaatsvindt, een aantekening worden gemaakt met onderlinge verwijzing.

 

Voorzover het hierbij niet om eindheffing gaat maar om teveel ingehouden loonbelasting/premie volksverzekeringen, geldt hierbij bovendien als voorwaarde dat de werknemer instemt met de verrekening.