Belastingdienst/Centrum voor proces- en productontwikkeling, domein belastingen op arbeid en vermogen
Besluit van 1 oktober 2002, nr. CPP2002/2409M
De directeur-generaal Belastingdienst heeft namens de staatssecretaris van Financiën het volgende besloten.
Dit besluit betreft, zoals aangekondigd in het besluit van 24 mei 2002, nr. DGB2002/2794M, de autokostenfictie voor de zgn. 2,5%-bestelauto en de mogelijkheid om afspraken te maken over het bewijs daarvoor. Zie in dat verband ook de punten 1, 2, 3 en 6 van het besluit van 30 januari 2002, nr. DGB2001/1744M. Onder 2,5%-bestelauto wordt in dit besluit verstaan: de bestelauto die kwalificeert voor de 10%-regeling in de zin van artikel 3.20 respectievelijk 3.145, tweede lid, Wet IB 2001, terwijl blijkt dat de bestelauto naast het woon-werkverkeer niet voor privé-doeleinden wordt gebruikt. Voor de autokostenfictie kan dan volstaan worden met een bijtelling van 2,5% (zie punt 1 van het Besluit van 24 mei 2002).
Er geldt een bijtelling van nihil als blijkt dat een auto op jaarbasis maximaal 500 kilometer voor privé-doeleinden is gebruikt. Geldt deze ruimte van maximaal 500 privé-kilometers ook in combinatie met de regeling voor de 2,5%-bestelauto?
Voor de 2,5% bestelauto geldt dat het privé-gebruik uitsluitend betrekking mag hebben op het woon-werkverkeer. Overig privé-gebruik is niet toegestaan. Bij een 2,5%-bestelauto is de bijtelling van nihil dus uitsluitend van toepassing als tevens blijkt (uit een rittenregistratie of anderszins) dat de woon-werkkilometers die als privé-gebruik meetellen op jaarbasis in totaal niet meer dan 500 km bedragen.
Het is mogelijk dat een inspecteur met een bedrijf afspreekt voor welk deel van het wagenpark een nihil-bijtelling geldt en voor welk deel een bijtelling geldt van 2,5%, waarbij er collectief via de eindheffing kan worden afgerekend (vgl. TK 2001-2002, 28.000 IXB, nr. 29).
Welk bewijs volstaat voor een 2,5%-bestelauto?
Allereerst moet het om een bestelauto gaan waarvan het gebruik voor privé-doeleinden wordt beperkt door de aard of de inrichting ervan (vgl. punt 17 van het besluit van 30 januari 2002). Een werkgever moet in dat geval aan de desbetreffende werknemer de zgn. 10%-verklaring afgeven respectievelijk een dergelijke verklaring bij zijn loonadministratie bewaren als hij opteert voor de eindheffingsmogelijkheid. Dit is de verklaring zoals bedoeld in artikel 22, eerste lid, onderdeel e, van de Uitvoeringsregeling inkomstenbelasting 2001.
In de tweede plaats moet degene aan wie de bestelauto ter beschikking is gesteld dan bewijs leveren waaruit blijkt dat de bestelauto naast het woon-werkverkeer niet voor privé-doeleinden wordt gebruikt. Hierbij is de vrije bewijsleer van toepassing. Daarbij zijn verschillende vormen van bewijs mogelijk. Als handreiking voor de praktijk is hieronder een aantal vormen van bewijs genoemd die in de praktijk respectievelijk wel en niet aanvaardbaar werden geacht. Voor de volledigheid merk ik overigens op dat de werkgever met de werknemer desgewenst een afspraak kan maken om het bewijs te leveren. Zie punt 3 hierna. De werkgever kan daarbij zelf ook belang hebben, bijvoorbeeld bij toepassing van de eindheffing (zie punt 1 van het Besluit van 24 mei 2002).
Voorbeelden van aanvaardbaar bewijs
1. Een werknemer houdt een sluitende kilometeradministratie bij doordat hij in aanvulling op zijn agenda kopieën maakt van maandstaten die de vereiste informatie bevatten; de maandstaten levert hij normaliter bij zijn werkgever in (HR 13 september 1989, V-N 1989/2853).
2. Een werkgever en een werknemer hebben een schriftelijke overeenkomst getroffen (bijvoorbeeld vastgelegd in een aanvulling op de arbeidsovereenkomst) dat privé-gebruik niet is toegestaan, terwijl de werkgever een betrouwbare controle uitoefent op het autogebruik. Tevens is de werknemer bij privé-gebruik niet verzekerd. Voorts beschikt de werknemer in privé ook over een auto (Hof Arnhem 8 oktober 1992, V-N 1993/312).
3. Een politie-rechercheur mag de auto privé niet gebruiken op straffe van disciplinaire maatregelen. Het Rijk is eigenrisicodrager voor eventuele aansprakelijkheid. Bij privé-gebruik is de rechercheur niet verzekerd. Uit veiligheidsoverweging maakt de rechercheur voor privé-doeleinden gebruik van z’n eigen auto (Hof Amsterdam 23 september 1997, V-N 1998/59.14).
Voorbeelden van geen aanvaardbaar bewijs
1. Uitsluitend een schriftelijke overeenkomst tussen de werkgever en de werknemer dat ander gebruik van de auto dan voor zakelijke doeleinden niet is toegestaan, al dan niet op straffe van een sanctie (HR 15 juli 1986, V-N 1986/1980).
2. Een overeenkomst die niet voorziet in enige vorm van controle op wat is afgesproken, terwijl noch gebleken is dat er feitelijke controle heeft plaatsgevonden (lopende procedure bij de HR naar aanleiding van Hof Amsterdam 31 augustus 2001, nr. 99/3332, Infobulletin 2002/427).
3. Een gespecificeerde schatting van het zakelijke gebruik en het woon-werkverkeer (Hof ’s-Gravenhage 31 mei 1990, FED 1990/641).
4. De zgn. vereenvoudigde rittenadministratie (een overzicht van de privé-ritten en het totaal aantal gereden zakelijke kilometers) zoals die in 2001 bijgehouden mocht worden voor een bestelauto. Deze bewijsmethode is achterhaald vanwege de bijzondere regeling voor 10%-bestelauto’s.
Een werkgever wil (bijvoorbeeld omdat hij opteert voor de eindheffing) met zijn werknemer een afspraak maken op basis van de mogelijkheden genoemd in de inleiding van dit besluit ten behoeve van het bewijs voor de 2,5%-bijtelling. Aan welke voorwaarden moet zo’n afspraak voldoen?
Zoals in het vorige antwoord is aangegeven, geldt daarvoor de vrije bewijsleer. In zijn algemeenheid zal een afspraak tussen werkgever en werknemer eerder bijdragen aan het bewijs naarmate daarin het volgende is opgenomen:
1. Een duidelijke omschrijving van de beperkingen die aan het privé-gebruik worden gesteld.
2. De
wijze waarop de werkgever toeziet op de naleving.
Dit hangt van het reispatroon af. Een onregelmatig reispatroon (bijvoorbeeld
een vertegenwoordiger) vereist meer toezicht dan een regelmatig reispatroon
(bijvoorbeeld een bouwvakker die een aantal maanden naar dezelfde bouwplaats
reist). Zo zal bij de vertegenwoordiger een wekelijkse controle bijvoorbeeld
meer voor de hand liggen en bij de bouwvakker een maandelijkse. Het vereiste
toezicht kan in overleg met de Belastingdienst steekproefsgewijs plaatsvinden,
rekening houdend met de aard van de onderneming.
3. De
wijze waarop de werkgever de op de handhaving betrekking hebbende gegevens
vastlegt.
Bij controle door de Belastingdienst moet de werkgever zijn toezicht
aannemelijk kunnen maken. De werkgever kan ondersteunend bewijs leveren, door
mede andere (eventueel in overleg met de Belastingdienst te bepalen) gegevens
voor controle beschikbaar te houden, zoals: black-box-registraties (indien van
toepassing), werkroosters, vakantie-overzichten, ziekte- en verlofstaten,
garagenota’s, schaderapporten, bekeuringen e.d.
4. De
aard van de sanctie bij het niet nakomen van de afspraak.
Als de werkgever in de arbeidsvoorwaardensfeer een sanctie verbindt aan de
overtreding door de werknemer van de afspraak, kan dit bijdragen aan het
bewijs. De Belastingdienst kan niet in de beoordeling treden van de sanctie
tussen de werkgever en de werkgever, maar ziet in voorkomende gevallen wel toe
op het realiteitsgehalte ervan.
Is er voor de 2,5%-bestelauto ook een modelafspraak beschikbaar?
Ja. Als bijlage is een model opgenomen dat in de praktijk desgewenst kan worden toegepast in bijvoorbeeld de volgende twee situaties:
1. Een werkgever heeft aan een werknemer in de bouw een 10%-bestelauto ter beschikking gesteld met de afspraak dat de bestelauto buiten werktijd wordt gestald op het bedrijfsterrein van de werkgever. Hierdoor is er in principe geen privé-gebruik buiten werktijd. Essentieel is dat de werkgever de hand er aan houdt dat de werknemers na werktijd de auto stallen op het bedrijfsterrein, bijvoorbeeld door controle op het achterlaten van de autosleutels. De Belastingdienst kan het toezicht door de werkgever steekproefsgewijs toetsen aan de hand van de registratie door de werkgever en de daadwerkelijke aanwezigheid van de auto’s op het bedrijfsterrein.
2. Een werkgever heeft aan een werknemer een 10%-bestelauto ter beschikking gesteld met de afspraak dat, afgezien van woon-werkverkeer, privé-gebruik door de werknemer niet is toegestaan. Een in de bestelauto gemonteerde black-box registreert het feitelijke gebruik. In deze situatie ligt de nadruk op het feit dat de werkgever aantoonbaar toezicht moet houden op het overeengekomen autogebruik. Een enkel verbod op privé-gebruik buiten woon-werkverkeer, al dan niet met een sanctie, volstaat niet. Ook een enkele vastlegging van kilometerstanden voorafgaand en na afloop van vakantieperiodes volstaat niet. Een in overleg met de Belastingdienst vast te stellen periodieke controle op en vastlegging van de kilometerstanden (laatste werkadres-woning-eerste werkadres) door de werkgever verdient hierbij de voorkeur.
Uiteraard moeten de werkgever en werknemer beiden feitelijk handelen overeenkomstig de afspraak. Zodra de Belastingdienst constateert dat de afspraak door een van de betrokkenen niet wordt nageleefd, kan aan de afspraak niet het bewijs worden ontleend dat afgezien van het woon-werkverkeer de bestelauto niet privé wordt gebruikt. Bij gegronde twijfel aan het handhavingsbeleid kan de inspecteur naast de afspraak nader bewijs verlangen, waarbij ook het antwoord op de vraag telt hoe de belanghebbende en zijn gezin de normaal te achten privé-kilometers afleggen als dat niet met de bestelauto gebeurt. Aan dat nader bewijs zal het hebben van en rijden in een eigen auto, die voor privé-gebruik evenzeer of zelfs meer geschikt is dan de bestelauto, sterk bijdragen. Steeds zal echter het geheel van feiten en omstandigheden in hun onderlinge samenhang moeten worden beoordeeld.
Geldt dit besluit ook voor een ondernemer, resultaatgenieter, of directeur-grootaandeelhouder (degene die een aanmerkelijk belang heeft in de vennootschap waarvan hij directeur is, hierna: digra)?
Ja, met dien verstande dat een digra respectievelijk ondernemer of resultaatgenieter praktisch gesproken geen reële afspraak met de werkgever of opdrachtgever kan maken over het te leveren bewijs en daardoor in zoverre niet op één lijn gesteld kan worden met een gewone werknemer (vgl. ook punt 6 van het Besluit van 30 januari 2002 en punt 10 van het antwoord op vragen van het Tweede-Kamerlid De Vries; brief van 15 april 2002, nr. DGB2002/1325; V-N 2002/21.4).
Betreft:
Afspraak tussen werkgever en werknemer om het bewijs te leveren voor een
2,5%-bestelauto (dat wil zeggen een ter beschikking gestelde auto waarvoor de
bijtelling wegens privé-gebruik 2,5% bedraagt).
De werkgever heeft aan de werknemer een bestelauto ter beschikking gesteld.
De werknemer respectievelijk de werkgever (bij eindheffing) beschikt over een verklaring ten behoeve van een bijtelling van 10%.
Werkgever en werknemer hebben het onderstaande afgesproken om het bewijs te leveren dat de bestelauto naast het woon-werkverkeer niet wordt gebruikt voor privé-doeleinden.
De werknemer kan dan in zijn aangifte inkomstenbelasting aanspraak maken op een bijtelling van 2,5% van de cataloguswaarde. Daarbij geldt een maximale cataloguswaarde van € 18.000.
(Toelichting: Desgewenst kan de werkgever opteren voor de eindheffing. Het enkelvoudige tarief is dan van toepassing. In dat geval komt de werknemer voor de inkomstenbelasting niet meer in aanmerking voor een bijtelling wegens privé-gebruik. Meer informatie over de eindheffing kan de werkgever vinden in de Mededeling van juni 2002, o.a. te raadplegen op: www.belastingdienst.nl)
Type:
Kenteken:
Catalogusprijs:
De afspraak tussen werkgever en werknemer dat de werknemer de bestelauto, afgezien van het woon-werkverkeer, niet in privé wordt gebruikt, luidt als volgt:
(Toelichting: Hier bijvoorbeeld situatie 1, dan wel situatie 2, invullen als bedoeld in punt 4 van het Besluit).
(Toelichting: zie punt 3 van het Besluit.)
(Toelichting: zie punt 3 van het Besluit.)
Naast de afspraak houdt de werkgever de volgende ondersteunende bewijsmiddelen beschikbaar voor controle:
(Toelichting: zie punt 3 van het Besluit.)
Mocht de werknemer de bestelauto voor ander privé-gebruik dan woon-werkverkeer hebben gebruikt, dan verstrekt de werkgever binnen een maand na afloop van het kalenderjaar aan zijn inspecteur van de Belastingdienst een opgaaf van de werknemers die de bestelauto voor privé-doeleinden hebben gebruikt, met vermelding van de kilometerafstanden.
Op de loonbelastingkaart van de werknemer vermeldt de werkgever code 07 (bijtelling privé-gebruik bestelauto 2,5%). Bij toepassing van de eindheffing vermeldt de werkgever op de loonbelastingkaart van de werknemer code 08 (eindheffing bestelauto) in plaats van 07. Als punt 8 van toepassing is (ander privé-gebruik dan woon-werkverkeer), geldt code 06 (bijtelling privé-gebruik bestelauto 10%).
Naam:
Adres:
Woonplaats:
SoFi-nummer:
Bevoegde inspecteur van de Belastingdienst:
Datum en handtekening werknemer voor akkoord:
Naam:
Adres:
Postcode:
Vestigingsplaats:
Loonbelastingnummer:
Datum en handtekening voor akkoord: